Dokumentenmanagement (DMS)

Funktionen des Dokumentenmanagements

Das DMS ist das umfangreichste Modul zur Verwaltung von Dokumenten. Es beinhaltet zahlreiche Funktionen:

  • Ordnerstruktur

  • Verknüpfungen (insb. zu externen Dokumenten)

  • Dokumentenstatus

  • Metadaten

  • Versionierung

  • Freigabe-/Genehmigungsprozess

  • Berechtigungssteuerung

  • Benachrichtigung

Damit bietet es notwendigen Funktionen, um das Dokumentenmanagement auch bei komplexeren Anforderungen abbilden zu können.

Auf der Übersichtsseite gibt es die bekannten Filter und Darstellungsoptionen, mit denen nach Dokumenten gesucht werden kann. Filterabfragen können auch hier gespeichert werden.

modul dms uebersicht

Diese Übersicht kann zum einen über das Topmenü, mit der Darstellung aller aktivierten DMS Module des Systems, oder über das Objektmenü, mit der Darstellung der Dokumente in einem einzelnen Objekt, erreicht werden.

Dokumente verwalten

Neues Dokument anlegen

Ein neues Dokument wird über den Button button neue datei angelegt. Zunächst erscheint ein Fenster:

modul dms neue datei

Hier kann über den Button button durchsuchen der Dateiexplorer des eigenen Rechners aufgerufen und die hochzuladenden Dateien hinzugefügt werden oder durch Drag & Drop Dateien hinzugefügt werden. Mit Klick auf den Button button upload erscheint folgende Ansicht zum Erfassen der Metadaten der Datei.

modul dms hochgeladene datei

In diesem Formular können verschiedenste Metadaten gepflegt werden: ein beschreibender Text, die Version, ein Kommentar des Bearbeiters sowie Eigene Felder, die dem DMS durch den Administrator hinzugefügt wurden.

Mit Klick auf den Button button upload wird die Datei hochgeladen. Werden mehrere Dateien hochgeladen, wird für jede Datei untereinander angeordnet eine gesondertes Eingabeformular angezeigt.

Neue Dokumentversion anlegen

Ein zentrale Funktion in einem Dokumentenmanagementsystem ist die Versionierung der Dokumente. Soll ein Dokument verändert werden, so wird dieses nicht ersetzt. Sondern es wird eine neue Version mit den geänderten Daten angelegt. Somit sind alle Änderungen eines Dokuments nachvollziehbar.

Wird ein Dokument erstellt, so wird die erste Version angelegt. Diese Version sollte nur durch die Administration wieder gelöscht werden können. Soll dieses Dokument geändert werden, so wird eine neue Version erstellt. Im folgenden Bild sind im Bearbeitungsfenster des Dokuments zwei Versionen zu sehen.

modul dms versionierung

Es können alle Beschreibungen der Dokumentenversionen eingesehen und das dazugehörige Dokument hochgeladen werden. In der Dokumentenliste sind immer nur die aktuell gültigen Inhalte des Dokuments zu sehen.

Soll ein Dokument verändert werden, so muss eine neue Version angelegt werden. Dazu wird durch einen Klick auf das [+] neben Neue Version das Bearbeitungsfenster geöffnet.

modul dms neue version

In diese Bearbeitungsmaske sind alle Informationen des Dokuments hinterlegt und können bearbeitet werden. Wird keine neue Datei hochgeladen, so wird die Datei der letzten gültigen Version weiter verwendet. Wird eine neue Datei hochgeladen, wird diese Datei der Version zugeordnet.

Mit dem Klick auf den Button button anlegen wird die Version angelegt.

Interne und externe Dokumentverknüpfungen

Im DMS können auch Verknüpfungen erstellt werden. Eine Verknüpfung kann im 3-Punkte-Menü

modul dms 3 punkte menue

über den Menüpunkt Verknüpfung anlegen angelegt werden. Es erscheint folgendes Menü:

modul dms verknuepfung intern

Dabei wird zwischen internen und externen Verknüpfungen unterschieden. Interne Verknüpfungen zeigen auf Dateien innerhalb des Systems. Entsprechend ist in diesem Fall das Quellobjekt und die Quelldatei zu wählen. Quellordner und Name werden automatisch übernommen.

Externe Verknüpfungen sind Verbindungen zu externen Servern, die über eine URL erreicht werden können. Entsprechend ändert sich die Maske bei der Auswahl Extern wie folgt.

modul dms verknuepfung extern

Hier können die URL und der Name der Datei gepflegt werden.

Durch Klicken auf den Button button anlegen wird die Verknüpfung in der DMS-Dateiliste angezeigt.

Benachrichtigung über Dokumente

xmera Omnia bietet den Benutzern die Möglichkeit sich über Änderungen in Ordnern per Mail informieren zu lassen. Diese Funktion kann über das 3-Punkte-Menü mit Benachrichtigung ein und Benachrichtigung aus gesteuert werden.

Die E-Mail wird an die im Benutzerprofil angegebene E-Mailadresse versand.

Löschen von Dokumenten

In der Dokumentenleiste kann, bei entsprechender Berechtigung über den Button button loeschen das Dokument gelöscht werden. Diese Funktion steht nur den Benutzern zur Verfügung, die die Berechtigung zum Löschen haben.

Löschen von Dokumentversionen

Wird über das 3-Punkte-Menü die Bearbeitung aufgerufen, kann eine Version gelöscht werden. Das Löschen erreichst Du über das 3-Punkte-Menü neben der Version.

Wurde ein Dokument über einen Genehmigungs-Workflow freigegeben, so kann das Dokument nicht gelöscht werden. Hier besteht nur die Möglichkeit die Version zu sperren.

Ein Dokument, bei dem aktuell der Freigabeprozess läuft, kann weder gelöscht noch gesperrt werden.

Sperren von Dokumenten

Mit dem Sperren von Dokumenten wird verhindert, dass eine Datei bearbeitet werden kann. Das Sperren erfolgt entweder über die Auswahl button sperren oder über den gleich bezeichneten Button im oberen rechten Bereich der Bearbeitungsmaske des Dokuments. Ist ein Dokument gesperrt, so wird im Datumsfeld das Symbol modul dms dokument gesperrt angehängt und die Buttons für das Sperren werden zum Button button entsperren. Über die Button button entsperren kann das Dokument wieder entsperrt werden.

Metadaten

xmera Omnia bietet die Möglichkeit in der Administration eigene Felder zu jedem Dokument hinzuzufügen. In diesem Beispiel sind es die Vertraulichkeitsklasse und der Bearbeitungsstatus:

modul dms eigene felder

Diese eigenen Felder ermöglichen weitere Klassifizierungs- und Strukturierungsmöglichkeiten, nach denen in der Dokumentenliste auch gefiltert und gruppiert werden kann.

Ordnerstruktur

Durch eine Ordnerstruktur lassen sich die Dokumente in der Dokumentenliste strukturieren. Im DMS lassen sich in jedem Ordner Berechtigungen vergeben, die es ermöglichen, einzelne Ordner nur einer eingegrenzten Nutzergruppe zugänglich zu machen.

Ordner anlegen

Angelegt werden Ordner über Klicken des Buttons button neuer ordner. Es erscheint folgende Erfassungsmaske:

modul dms neuer ordner

Neben dem Datum kann eine Beschreibung, sowie weiter individuelle Einträge (eigenen Felder) dem Ordner zugeordnet werden.

Weiter können die Zugriffe auf den Ordner durch die Auswahlfelder im Bereich Zugriff erlaubt für eingeschränkt werden. Sind keine Haken gesetzt, wird der Zugriff durch die Rollenberechtigungen bestimmt. Die Berechtigung kann durch Auswahl einzelner Rollen oder Benutzer weiter eingeschränkt werden. Benutzer werden zunächst nicht angezeigt. Durch Klicken auf den Button button benutzer suchen können Benutzer und Gruppen des Objekts hinzugefügt werden.

Navigieren

Durch Klicken auf den Ordnernamen in der Dokumentenliste wird Dir der Inhalt des Ordners angezeigt.

modul dms ordnerstruktur

Der aktuelle Ordner wird auf der linken Seite unterhalb des Objektmenüs angezeigt. In dem Beispiel oben ist es Dateien / Richtlinien / Informationssicherheit. Durch Klicken auf den Ordnernamen in der Ordnerstruktur kannst Du direkt in die Dokumentenliste des entsprechenden Ordners springen.

Ordner und Dokumente verschieben/kopieren

Neue Dokumente werden immer dem Ordner zugeordnet, von dem aus eine neue Datei hinzugefügt wird. Eine Datei, aber auch ein ganzer Ordner lassen sich im Nachgang auch verschieben oder kopieren. Im 3-Punkte-Menu in der Zeile des Ordner oder der Datei, die verschoben werden soll, wählst Du den Button button kopieren verschieben. Es erscheint folgende Ansicht:

modul dms kopieren verschieben

In der Maske kann das Zielobjekt und der Zielordner gewählt werden, in das das Dokument/Ordner verschoben bzw. kopiert werden soll. Die Auswahl, ob es sich um eine Kopie oder ob es ich um ein Verschieben handelt, wird durch Klicken auf den Button button kopieren orange oder button verschieben festgelegt.

Ordner löschen

Ein Ordner kann mit der Funktion button loeschen im 3-Punkte-Menu in der Zeile des Ordners, der gelöscht werden soll, durchgeführt werden.

Genehmigungs-Workflow

Mit dem Genehmigungs-Workflow bietet xmera Omnia die Möglichkeit Genehmigungsprozesse für Dokumente abzubilden. Hierzu wird

  • ein Workflow festgelegt, der die Genehmigungsschritte definiert,

  • der Workflow einem Dokument zugeordnet,

  • der Freigabeprozess gestartet und

  • die Freigabe im Dokument gespeichert.

Diese Schritte werden im Folgenden beschrieben.

Workflows erstellen

Grundsätzlich werden globale und lokale Workflows unterschieden. Globale Workflows werden im Administrationsbereich von xmera Omnia erstellt und stehen in allen Objekten zur Verfügung. Die lokalen Workflows werden im Konfigurationsbereich des Objekts erstellt und stehen nur dem Objekt zur Verfügung. Die Erstellung eines Workflows ist in beiden Fällen gleich.

Die Erstellung und Pflege lokaler Genehmigungs-Workflows erfolgt in der Objektkonfiguration im Reiter Genehmigungs-Workflow.

modul dms lokale workflows

Hier finden sich die für das Objekt definierten Workflows. Workflows können mit button neuer genehmigungs workflow erstellt werden, durch Klicken auf den Namen des Workflows in der Liste bearbeitet oder durch Klicken auf button loeschen gelöscht werden.

Wird ein neuer Workflow erstellt, so erscheint folgender Dialog:

modul dms neuer workflow

Hier wird der Name des Workflows festgelegt und es kann optional als Vorlage ein bestehender Workflow gewählt werden.

Mit dem Button button anlegen oder durch Bearbeiten eines bestehenden Workflows gelangst Du in die Bearbeitungsmaske des Workflows.

modul dms workflow bearbeiten

In dieser Ansicht kann zum einen der Name des Workflows verändert und es können die Workflow Schritte bearbeitet werden. Dafür werden die Genehmiger des 1. Schritts zur Genehmigung/Ablehnung aufgefordert. Ist dieser Schritt genehmigt, wird der Genehmiger des folgenden Schritts zur Genehmigung/Ablehnung aufgefordert. Sind alle Schritte genehmigt, so wird das Dokument als genehmigt markiert.

Mit dem Button button neuer schritt wird eine Ansicht geöffnet, mit der Objektmitglieder einem neuen oder bestehenden Schritt hinzugefügt werden können.

modul dms workflow neuer schritt

Hier müssen als erstes die Mitglieder der Gruppe gewählt werden, die dem Bearbeitungsschritt zugeordnet werden sollen. Als nächstes ist der Schritt zu wählen, dem diese Mitglieder zugeordnet werden sollen. Bei der Erstellung eines neuen Schritts ist der Name des Schritts neben dem Auswahlfeld zu setzen.

Mit dem Wählen der Auswahl UND oder ODER wird der Schritt erstellt oder geändert. Alle Mitglieder die mit einem UND dem Schritt zugeordnet sind müssen den Schritt genehmigen, damit der Schritt abgeschlossen sind.

Alle Mitglieder die mit ODER dem Schritt zugeordnet sind, sind optional. Sind nur Mitglieder mit ODER dem Schritt zugeordnet, muss zur Freigabe des Schritts mindestens ein Mitglied die Freigabe erteilen.

Über den Button button neuer schritt können weitere Schritte hinzugefügt werden.

Workflows bearbeiten

Die Bearbeitung teilt sich in drei Aspekte auf:

  1. Neue Mitglieder zu einem Schritt hinzufügen

  2. Mitgliederfunktionen ändern oder löschen

  3. Reihenfolge der Schritte verändern

Neue Mitglieder werden über den Prozess button neuer schritt in einen neuen Schritt eingebunden. Der Ablauf entspricht dem Vorgehen beim Erstellen eines neuen Schrittes. Bei dem Hinzufügen wird der Schritt ausgewählt, in dem das Mitglied bzw. die Mitglieder hinzugefügt werden sollen.

Soll die Auswahl UND / ODER für ein Mitglied verändert werden oder soll ein Mitglied aus einem Schritt entfernt werden, so gehst Du über den Button button bearbeiten in der Zeile des zu bearbeitenden Schritts. Es öffnet sich die Zeile im Bearbeitungsmodus.

modul dms workflow schritt bearbeiten

Hier kann der Name des Schritts angepasst werden, pro Mitglied die Option UND oder ODER verändert oder das Mitglied gelöscht werden. Mit dem Button Wechseln wird die Änderung übernommen und mit Abbrechen verworfen.

Die Reihenfolge der Schritte kann über eine Drag & Drop Funktion verändert werden. Mit gehaltener linker Maustaste auf das Symbol button reihenfolge veraendern kann die gewählte Zeile verschoben werden. An der Stelle, an der die Maus gelöst wird, wird der Schritt hin verschoben.

Workflows zuordnen

Um einen Workflow zu starten, muss der Workflow zunächst dem Dokument zugeordnet werden. Dieses erfolgt über den Punkt Workflow starten im 3-Punkte-Menü der Dokumentenzeile.

modul dms dokument 3 p m 1

Es erscheint ein Fenster, in dem der für die Freigabe benötigte Workflow ausgewählt wird.

modul dms workflow waehlen

Es ist per Dropdown-Menü ein Workflow auszuwählen. Mit OK wird der gewählte Workflow dem Dokument zugeordnet.

Anschließend muss für die Durchführung des Workflowprozess dieser gestartet werden. Hierzu wird wiederum über das 3-Punkte-Menü über den Menüpunkt Start der Prozess gestartet.

modul dms dokument 3 p m 2

Der aktuelle Status des Workflowprozesses erscheint durch Klicken auf den Status des Workflows. Es wird die Darstellung des Workflowporzesses mit den einzelnen Schritten angezeigt.

modul dms workflow status

Workflows freigeben

Ist der Freigabeprozess gestartet wird allen Mitgliedern des 1. Schritt auf "Meine Seite" die offenen Genehmigungsworkflows angezeigt.

modul dms offene workflows

Weiter wird xmera Omnia auch eine E-Mail an die Freigeber des Schritts gesendet.

Eine Freigabe ist im DMS am freizugebenden Dokument möglich. Ein Freigeber erhält im 3-Punkte-Menü in der Dokumentenseite die Auswahl Genehmigt mit der die Freigabe gestartet werden kann.

Wird der Freigabeprozess mit dem button haken gestartet wird das Freigabemaske geöffnet.

modul dms workflow freigabemaske

In dieser Maske kann das Dokument genehmigt, abgelehnt (nur mit Begründung) oder an ein anderes Mitglied delegieren.

Sind die Freigaben für den 1. Schritt abgeschlossen, so beginnt der Prozess für den Folgeschritt. Dieses wird bis zum letzten Schritt fortgesetzt. Ist der letzte Schritt genehmigt, ist das Dokument genehmigt.

Wird ein Workflow Abgelehnt so muss eine neue Version erstellt werden und der Workflow neu gestartet werden.

Weiterführende Hilfe

Es gibt einen umfassenend Guide für das Dokumentenmanagement, der in xmera Omnia integriert ist.

modul dms hilfe funktion