Aufgaben

Die Aufgabenliste zeigt die Aufgaben nach ihrer ID sortiert an. Die Sortierung kann durch Klicken auf die Spalte, nach der sortiert werden soll, geändert werden. Die Reihenfolge der Sortierung wird durch nochmaliges Klicken auf die Spaltenüberschrift geändert werden.

Die Suchreihenfolge wird durch die Symbole und in der Spaltenüberschrift dargestellt.

Die Attribute ID und Thema sind mit der Aufgabe verlinkt. Andere Links, wie z.B. der Benutzer, an den die Aufgabe zugewiesen wurde, zeigt auf sein Benutzerprofil.

Die Anzahl der Aufgaben auf einer Übersichtsseite ist begrenzt. Zum Blättern in einer mehrseitigen Aufgabenliste sind am Ende der Liste Navigationsbutton.

Der Filter funktioniert analog zum Objektfilter.

Siehe hierzu Kapitel Bediengrundlagen » Abschnitt Objekt- und Aufgabenlisten.

Die Abfrage funktioniert analog zur Objektabfrage.

Siehe hierzu Kapitel Bediengrundlagen » Abschnitt Objekt- und Aufgabenlisten.

Über den Button Neue Aufgabe kann, wie weiter unten beschrieben, eine neue Aufgabe angelegt werden.

Das 3-Punkte-Menü beinhaltet die Möglichkeiten:

Die Aufgabenliste kann in verschiedenen Formaten exportiert werden ➏. Die Auswahl ist unterhalb der Aufgabenliste auf der rechten Seite zu finden. Es stehen drei Formate zu Verfügung:

Im Atom- und PDF-Format wird die gesamte im Filter ➌ definierte Aufgabenliste exportiert. Beim Starten des CSV-Exports öffnet sich folgendes Fenster:

Durch die Auswahl der Optionen und Attribute lässt sich die Ausgabe näher bestimmen. Für die Nutzung von Umlauten ist die Kodierung UTF-8 zu wählen.

➊ Das Attribut Objekt gibt an, welchem Objekt die Aufgabe zugeordnet ist. Dieses Attribut wird mit dem Objekt vorbelegt, aus dem die Erstellungsmaske aufgerufen wurde.

➋ Der Formularaufbau mit den zu erfassenden Daten und der Statusführung (Workflow) hängt vom Aufgabentyp ab. Mit der Auswahl eines Aufgabentyps wird das zugehörige Formular neu geladen, um alle aufgabenspezifischen Felder anzeigen zu können. Das Bild oben zeigt den Aufgabentyp Maßnahme, der Eingabefelder zur Wirksamkeitsprüfung enthält.

➌ Das Thema ist die Kurzbeschreibung der Aufgabe. Es wird in der Aufgabenübersicht dargestellt und sollte daher die Aufgabe so beschreiben, dass diese sich von den anderen Aufgaben im Objekt unterscheidet.

➍ Im Beschreibungsfeld kann die Aufgabe ausführlich erklärt werden. Zur Formatierung des Textes steht die Wiki-Toolbar zur Verfügung.

➎ Der Status gibt den Bearbeitungsstand der Aufgabe wieder. Zu jedem Aufgabetyp gibt es einen Startwert. Die Statusführung wird durch die Administration für jeden Aufgabentyp einzeln festgelegt.

➏ Hier wird die Priorität festgelegt. Es werden im Standard - Niedrig - Normal - Hoch - Dringend - Sofort

unterschieden. Die Prioritäten lassen sich durch den Administrator anpassen.

➐ Mit diesem Feld wird festgelegt, wer für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich ist. Zur Auswahl stehen alle Benutzer, die in dem der Aufgabe zugewiesenen Objekt das Recht besitzen, Aufgaben auszuführen.

➑ Aufgaben können hierarchisch organisiert werden. In der Unteraufgabe wird dazu die übergeordnete Aufgabe angegeben. Weitere Erläuterungen sind im Abschnitt Unteraufgabe.

➒ Mit dem Datum für den Beginn und dem Abgabedatum der Aufgabe kann der Zeitrahmen aufgespannt werden, in dem die Aufgabe durchgeführt werden soll. Für die Module Kalender und Verlauf werden diese Informationen benötigt, um die Aufgabe zeitlich einzuordnen.

➓ Im Feld geschätzter Aufwand kann der zu erwartende Aufwand in Stunden zur Durchführung der Aufgabe dokumentiert werden.

⓫ Im Feld % erledigt kann der Umsetzungsgrad der Maßnahme mitgeführt werden. Hierfür steht eine zehn-stufige Skala zur Verfügung.

⓬ Jedem Aufgabentyp können eigene Felder zugeordnet werden. Diese dienen der Dokumentation von aufgabenspezifischen Informationen. So wird in dem oben dargestellten Screenshot das Ergebnis der Wirksamkeitsprüfung dokumentiert. Die Felder lassen sich im Rahmen der Administration an die Organisation anpassen.

⓭ Es können Dateien an eine Aufgabe angehängt werden. Mit dem Button Durchsuchen wird der Dateimanager des Anwenderrechners geöffnet, in dem eine oder mehrere Dateien ausgewählt werden können. Jeder Datei kann eine Beschreibung zugeordnet werden.

Die maximale Größe einer Datei ist dabei im Standard auf 5 MB begrenzt. Die Dateigröße ist durch den Administrator anpassbar.

⓮ Der Bereich Dokumente ist nur verfügbar, wenn das Modul DMS (Dokumentenmanagement) aktiviert wurde. An dieser Stelle des Formulars können Dokumente eingebunden werden. Diese werden entweder hochgeladen und im DMS gespeichert oder sie werden, wenn schon im DMS abgelegt, mit der Aufgabe verknüpft.

Somit besteht die Möglichkeit Dokumente, die aufgabenübergreifend benötigt werden und daher zentral zu dokumentieren sind, direkt über eine Aufgabe zu erfassen.

⓯ Beobachter sind Mitglieder des Objekts, die über Änderungen in der Aufgabe per E-Mail informiert werden. Über die Kontrollkästchen werden die Personen festgelegt, die diese Aufgabe beobachten sollen.

⓰ Mit dem Attribut Privat kann der Anwender eine Aufgabe erstellen, die nur von ihm selbst und berechtigten Anwendern (z.B. Administratoren) gelesen werden kann.

⓱ Mit dem Button Anlegen oder Anlegen und weiter wird die Erfassung der neuen Aufgabe abgeschlossen. Dafür müssen mindestens die Pflichtfelder gefüllt sein. Wird der Prozess über Anlegen abgeschlossen, so wird die Erfassung beendet und die Ansicht wechselt auf die Aufgabenübersichtsseite. Wird der Prozess mit dem Button Anlegen und weiter abgeschlossen, so wird eine neues Aufgabenformular geöffnet und ein weitere Aufgabe kann erfasst werden.

➊ Jede Aufgabe erhält automatisch eine eindeutige Aufgaben ID. Diese wird für die eindeutige Identifizierung der Aufgabe verwendet. Die ID kommt insbesondere bei der Verknüpfung von Aufgaben zum Einsatz.

➋ Zum Aufgabenname werden zusätzlich der Autor, die Zeiten der Erfassung und der letzten Aktualisierung dargestellt.

➌ Unterhalb des Aufgabennamens wird der aktuelle Status der Aufgabe angezeigt. Neben dem Aufgabenstatus sind die Priorität, die zugewiesene Person/Gruppe, die zeitlichen Vorgaben sowie der Erledigungsgrad typische Felder, die zur Standardkonfiguration eines Aufgabentyps gehören.

➍ Die Beschreibung der Aufgabe kann mit Hilfe des integrierten Editors formatiert werden. Mit dem Element Zitieren , oben rechts vom Beschreibungsfeld, wird die Kommentarfunktion der Aufgabe aufgerufen, mit der Beschreibung als Zitat vorangestellt.

➎ In dem Bereich Dateien werden die der Aufgabe angehängten Dateien gelistet. Die Dateien können heruntergeladen , gelöscht oder die Dateibeschreibung geändert werden.

➏ Im Bereich Unteraufgaben werden, wie im folgenden Bild zu sehen, die der Aufgabe unterlagerten Aufgaben mit ihrem Status angezeigt.

Durch den Link Hinzufügen kann eine neue Unteraufgabe hinzugefügt werden. Es erscheint die Maske für eine neue Aufgabe, in der das Attribut Übergeordnete Aufgabe bereits vorbelegt ist. Eine neue oder bestehende Aufgabe kann auch durch Zuordnung der übergeordneten Aufgabe im Feld Übergeordnete Aufgabe dieser Aufgabe als Unteraufgabe zugeordnet werden.

Ist eine Aufgabe eine Unteraufgabe, so wird die übergeordnete Aufgabe, wie im folgenden Bild zu sehen, oberhalb des Aufgabennamens dargestellt und verlinkt.

In dem Bereich Unteraufgaben kann man durch Anklicken der Aufgaben ID der Unteraufgabe in ihre Einzelansicht springen. Man kann aber auch die Unteraufgabe direkt bearbeiten. Durch Klicken auf das Symbol kann die Verbindung zur Unteraufgabe gelöst werden. Durch das 3-Punkte-Menü kann der Status der Unteraufgabe direkt verändert werden. Das Menü hat folgendes Aussehen:

Wie zu erkennen, kann man einerseits in die Bearbeitungsmaske der Unteraufgabe springen, aber auch die wichtigsten Felder direkt verändern. Selbst das Erstellen einer Unteraufgabe zur Unteraufgabe ist möglich, wie das Kopieren als auch das Löschen.

➐ Zugehörige Aufgaben ermöglichen es dem Anwender, eine Aufgabe mit anderen Aufgaben zu verknüpfen, um Duplikate zu vermeiden oder die Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Die zugeordneten Aufgaben werden, wie im Bild zu sehen, mit ihrer Art der Beziehung und dem Status aufgelistet.

Entsprechend den Bedienmöglichkeiten der Unteraufgaben läßt sich durch Klicken auf das Symbol die Verbindung aufheben und durch die Auswahl im 3-Punkte-Menü die zugehörige Aufgabe bearbeiten.

Durch Klicken auf hinzufügen lassen sich Aufgaben hinzufügen. Es erscheint folgende Auswahl:

Es lassen sich verschieden Arten der Beziehungen darstellen.

➑ Alle Änderungen und Kommentierungen zur Aufgabe können, wie im folgenden Bild zu sehen, abgerufen werden.

Es werden 3 Reiter angezeigt, Historie, Notizen und Eigenschaftsänderungen. Beim Anzeigen einer Aufgabe wird im Standard der Reiter Notiz aufgeblendet. In diesem Reiter werden eingefügte Kommentare dargestellt. Im Reiter Eigenschaftsänderungen werden dagegen alle Änderungen im Bereich des Aufgabenstatus, der Aufgabenbeschreibung und der Verknüpfungen dargestellt. Im Reiter Historie werden alle Änderungen chronologisch ungefiltert aufgelistet.

➒ Über den Button gelangt man in den Bearbeitungsmodus der Aufgabe. In diesem Bereich lassen sich die Attribute der Aufgabe anpassen.

Bei der Bearbeitung der Aufgabe besteht die Möglichkeit Kommentare zu erstellen. Hierzu steht die Wiki-Toolbar zur Verfügung. Der Kommentar kann als Privat gekennzeichnet werden, so dass der Kommentar nur von dem Ersteller und berechtigten Nutzern (z.B. Admin) gelesen werden kann.

➓ Beobachter einer Aufgabe werden per E-Mail über Änderungen der Aufgabe informiert. Über den Button kann sich der Nutzer auf die Beobachterliste setzen bzw. mit dem Klick auf den Button die Beobachtung wieder einstellen.

⓫ Soll eine Aufgabe gleich oder ähnlich noch einmal durchgeführt werden, so kann die Aufgabe mit ihrer Konfiguration durch Betätigen des Buttons kopiert werden. Es erscheint das Formular, in dem die Grundeinstellungen von der Quellaufgabe übernommen wurden.

⓬ Das 3-Punkte-Menü beinhaltet zwei Funktionen. Zum einen Link kopieren mit dem der Aufgabenlink in andere Anwendungen kopiert werden kann. Zum Anderen besteht die Auswahl, die Aufgabe zu löschen.

⓭ Die Aufgabe kann zum einen durch Klicken des Button als Atom-xml exportiert werden, um die Aufgabe in andere Systeme zu importieren. Zum Anderen kann mit Klicken des Buttons ein PDF erstellt werden, um die Informationen der Aufgabe außerhalb des Systems zu nutzen.

Aufgabenkategorien müssen beim Anlegen des Objekts in der Konfiguration erstellt werden. Wird in der Objektkonfiguration der Reiter Aufgaben-Kategorien ausgewählt erscheint, wie unten zu sehen, die Übersichtsseite für die Aufgabenkategorie.

In diesem Beispiel wurden bereits vier Kategorien angelegt. Jede Kategorie hat einen Namen und kann einem Mitglied oder einer Gruppe zugeordnet werden. Wenn die Kategorie einer neuen Aufgabe zugeordnet wird, wird die Aufgabe dem Mitglied bzw. der Gruppe zugewiesen, die in der Kategorie definiert wurde.

Eine neue Kategorie kann durch Klicken des Buttons erstellt werden. Eine bestehende Kategorie kann über den Button bearbeitet werden.

In beiden Varianten wird folgende Maske aufgeblendet.

Der Name ist dabei ein Pflichtfeld, die Zuweisung optional. Durch den Button wird die Kategorie übernommen.

Eine bestehende Kategorie wird über den Button in der Kategoriezeile gelöscht. Wenn die Kategorie bereits genutzt wird, erscheint folgende Maske:

Hier kann der Anwender auswählen, ob in den Aufgaben mit der zu löschenden Kategorie entweder die Kategorie gelöscht wird oder eine andere Kategorie gesetzt werden soll.

Über den Button kann der gewählte Prozess gestartet werden. Über den Button wird der Löschvorgang abgebrochen.

Aufgabenpakete geben die Möglichkeit Aufgaben zu einem übergeordneten Thema zusammenzufassen. Das können z.B. Projekte oder Jahrgänge sein.