Dokumente

Das Modul Dokumente verwaltet im Vergleich zum Modul Dateien Dokumentensammlungen. Das bedeutet, dass einem Dokument mehrere Dateien zugeordnet werden können.

Das könnte zum Beispiel ein Vertrag mit seinen Anlagen sein. Die Dokumentenübersicht zeigt daher, wie im folgenden Bild zu sehen, nicht die herunterladbaren Dateien, sondern die Beschreibung der Dokumentensammlung.

Die Auflistung kann über die Sortierkriterien in der linken Sidebar verändert werden. Für jedes Dokument werden der Dokumentenname, das Erfassungsdatum und die Beschreibung dargestellt. Durch einen Klick auf den Dokumentennamen springt man auf die Seite des Dokuments.

In dieser Ansicht wird das Dokument mit seinen Metadaten angezeigt. Hierzu gehören auch Eigene Felder, die das Dokument weiter Klassifzieren. In diesem Fall sind die Version, der Stand und ein Auswahlfeld beispielhaft eingefügt.

Unterhalb der Metadaten werden die Dateien des Dokuments gelistet und können von hieraus durch Klicken auf das heruntergeladen werden.

In der Übersicht und in der Einzelseite kann über das Klicken auf den Button ein neues Dokument angelegt werden. Es erscheint folgende Maske:

Zwingend einzugeben ist der Titel des Dokuments. Weitere Felder sind die Dokumentenkategorie und die Beschreibung des Dokuments. Die Felder Version, Stand und Auswahl sind in diesem Beispiel als Eigene Felder durch die Administration dem Dokument hinzugefügt worden.

Die Dateien können durch den Button , der den Dateiexplorer des Anwenderrechners aufruft, oder durch ein Drag & Drop, der Dokumentsammlung hinzugefügt werden. Mit dem Button wird das Dokument angelegt.

Ein Dokument kann über die Dokumentenseite bearbeitet werden. Hier besteht die Möglichkeit, durch Klicken auf den Button das Dokument zu löschen oder durch Klicken auf den Button alle Einträge des Dokuments in folgender Maske zu bearbeiten:

Über die Button lassen sich die Dateien herunterladen und über den Button löschen. Mit der Funktion können die Erläuterungen zum Dokument bearbeitet werden.

Mit dem Button oder ein Drag & Drop auf diesen Button lassen sich weitere Dateien an das Dokument anhängen.