Dokumentenmanagement
Wofür wird das Dokumentenmanagement benötigt?
Die Dokumentation von Prozessen, Richtlinien, Handlungs- und Betriebsanweisungen aber auch von Handbüchern und weiteren relevanten Informationen sowie die Informationsverarbeitung ist zentraler Bestandteil eines ISMS. In der DIN ISO/IEC 27001 wird die Lenkung dokumentierter Informationen gefordert. Hier wird insbesondere
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die Verfügbarkeit und Verwendbarkeit für die Nutzer,
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die Steuerung des Zugriffs,
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der Schutz vor nicht autorisierten Änderungen,
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die Nachverfolgbarkeit von Änderungen aber auch
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die Abbildung notwendiger Dokumente aus externen Quellen
gefordert.
Wie unterstützt xmera Omnia?
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
xmera Omnia bietet mit dem Modul DMS ein Dokumentenmanagementsystem, mit dem
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die Zugänglichkeit und Änderbarkeit von Dokumenten gesteuert,
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Dokumente strukturiert und klassifiziert,
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Änderungen versioniert und
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Freigaben über einen Genehmigungsworkflow organisiert und dokumentiert werden können.
| Das DMS Modul ist in jedem Objekt verfügbar und kann bei Bedarf aktiviert werden. |
- Zugriffssteuerung
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Dokumente, die für alle Mitarbeiter relevant sind, können in einem eigens dafür vorgesehenen Objekt zentral verwaltet und zugänglich gemacht werden.
Der Zugriff auf Dokumente, die dagegen nur für bestimmte Interessensgruppen relevant sind, kann durch eine entsprechende Rechtevergabe gesteuert werden. Das ist sowohl zentral als auch dezentral in Objekten, die als Arbeitsbereiche, Assets oder Projekte genutzt werden, möglich.
Durch zuordnen der Dokumente zu Ordnern sowie durch (administrativ erstellbare) Attribute lassen sich die Dokumente leicht strukturieren. Mit Hilfe von Verknüpfungen einzelner Dokumente zu anderen Elementen in xmera Omnia können Dokumente übergreifend den berechtigten Nutzern zugänglich gemacht werden. - Versionierung
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Zentraler Bestandteil des DMS ist die Versionierung. Dokumente, die mit ihren Metadaten erfasst wurden, können nicht direkt verändert werden. Änderungen müssen in einer neuen Version erfolgen. Damit ist eine Änderungsverfolgung jeder Änderung des Dokuments einschließlich seiner Metadaten möglich.
Zusätzlich können Dokumente auch vor ungewollten Änderungen geschützt werden. - Genehmigungsworkflow
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Das DMS in xmera Omnia bietet die Möglichkeit, die Freigabe von Dokumenten über einen Genehmigungsworkflow durchzuführen und zu dokumentieren.
Ein Genehmigungsworkflow beschreibt den Ablauf des Freigabeprozesses. In xmera Omnia können verschiedene Freigabeprozesse (z.B. für Richtlinien, Handlungsanweisungen oder Betriebshandbücher) abgebildet werden.
Dateien und Dokumente
Wenn für die Pflege von Dokumenten, die einem Objekt zugeordnet werden, keine Funktionen wie die Versionierung, der Freigabeworkflow oder komplexere Ordnerstrukturen benötigt werden, bieten sich die xmera Omnia Module Datei und Dokumente an.
- Dateien
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Das Modul Dateien ermöglicht es, einem Objekt Dateien zuzuordnen. Die Liste beinhaltet den Dateinamen, das Datum der Zuordnung, die Anzahl der Downloads (D/L), sowie die sha256 Prüfsumme. Über eine Tooltip wird eine Dateibeschreibung, die beim Upload erfasst wird, dargestellt.
Inhalte einfacher Textdateien können direkt am Bildschirm gelesen werden.
- Dokumente
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Das Modul Dokumente bietet die Möglichkeit, einem Objekt eine oder mehrere Dokumentensammlungen zuzuordnen. Eine Dokumentensammlung wird charakterisiert durch
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eine Dokumentenkategorie (Kategorien können über die Administration angepasst werden),
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eine Dokumentenbeschreibung und
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eine oder mehrere zugeordnete Dateien (mit einer Dateibeschreibung).
Die Dokumentensammlungen lassen sich nach der Dokumentenkategorie, dem Zuordnungsdatum, dem Dokumententitel oder dem Autor (Benutzer der das Dokument angelegt hat) gruppieren.
Dokumente können heruntergeladen werden. Inhalte einfacher Textdokumente können direkt am Bildschirm gelesen werden. -
Wiki
In jedem Objekt in xmera Omnia kann das Modul Wiki aktiviert werden. Dieses bietet alle typischen Funktionalitäten eines Wiki. Es ermöglicht Informationen und Wissen kollaborativ zu bearbeiten und zu benutzen. Es eignet sich im Umfeld des ISMS, um Handbücher bereitzustellen oder auch Prozess- / Handlungsbeschreibungen zu einem Asset zu dokumentieren.
- Diagramme und Flowcharts
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xmera Omnia integriert Drawio (https://www.diagrams.net/) für das Erstellen von Diagrammen und Flowcharts, die in das Wiki integriert werden können. So erstellen Sie leicht verständliche Prozessablaufpläne, bspw. im Rahmen des Notfallmanagements. Auch Netzpläne sind mit Hilfe der zahlreichen Bibliotheken zügig erstellt.
- Interne Links / Makros
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Mit Hilfe von internen Verlinkungen und Makros lassen sich Inhalte aus anderen Modulen wie z.B. Dokumente, Aufgaben oder Wikiseiten aus anderen Objekten in einem Wiki übersichtlich zusammenfassen.
- Historie
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Die Historie zeigt alle Änderungen, die im Wiki durchgeführt wurden, inkl. dem Bearbeiter und Zeitpunkt. In Kombination mit dem Berechtigungssystem, in dem die Rechte zur Bearbeitung definiert werden können, ist die Dokumentation revisionierbar.