Sonstiges
Was gibt es noch?
- Projektmanagement
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Ein wesentliches Ziel des ISMS ist der ordnungsgemäße und sichere Betrieb der IT-Systeme. Dazu gehört, dass geplante Änderungen überwacht werden.
Je nach Komplexität solcher Änderungen, wie z.B. bei größeren Upgrades, Erneuerungen oder der Einführung neuer IT-Prozesse, ist ein Projektmanagement sinnvoll oder notwendig.
- Import-/Exportfunktionen
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Viele Prozesse einer Organisation haben Schnittmengen mit dem ISMS, werden aber nicht im ISMS abgebildet. Sei es die Dokumentation für den externen Auditor, Daten für eine Analyse oder einen Bericht oder ein externes Asset-Register. Hier ist es sinnvoll Schnittstellen, wie z.B. ein Datenimport- und -exportprozess auf Basis von CSV-Tabellen ein PDF-Ausdruck oder eine API-Schnittstelle für einen Online-Datenaustausch.
- Rollen und Berechtigungen
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In einem ISMS Tool sind viele sensible Daten abgebildet. Gleichzeitig sind viele Mitarbeiter an der Pflege beteiligt. Die ISMS Software sollte ein Berechtigungssystem bereitstellen, dass hier mit größtmöglicher Flexibilität die Zugriffe auf das System steuern kann.
Wie unterstützt xmera Omnia?
Projektmanagement
xmera Omnia basiert im Kern auf einem Projektmanagementsystem. Der Funktionsumfang reicht von der Aufgabenplanung über Abbildung von Abhängigkeiten bis hin zu Kollaborationsfunktionen, die die Zusammenarbeit im Projekt unterstützen.
- Aufgabenplanung
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Die Abwicklung von Projekten wird zu einem Großteil durch die Strukturierung und Zuweisung von Aufgaben umgesetzt. Diesen Aufgaben können Zeiten und Mitarbeiter, Verantwortliche aber auch Umsetzungsaufwand zugeordnet werden. Mit der Abbildung von Status und Umsetzungsgrad, ist ein effektives Projektmanagement möglich.
Zur Strukturierung können auch Aufgabepakete angelegt werden, die Aufgaben zusammenfassen und damit das Projektcontrolling vereinfachen.
Durch die Dokumentenverwaltung lassen sich Projektdokumente zentral verwalten und können komfortabel allen Beteiligten bereit gestellt werden.
| Durch die Integration der betrieblichen Projekte in xmera Omnia ist die Forderung aus dem ISMS, den ISB stets einzubinden, leicht umgesetzt. |
- Terminplanung / Projektverlauf
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Durch die Verknüpfung von Aufgaben als Vorgänger von bzw. Nachfolger von lassen sich Abläufe abbilden. Somit werden abhängige Aufgaben bei Verschiebung des Vorgängers ebenfalls verschoben.
Die Beziehungen zwischen
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Projekten und Unterprojekten,
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Paketen,
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Aufgaben und Unteraufgaben und die
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Abhängigkeiten von Aufgaben
lassen sich mit Status und Umsetzungsgrad im Verlauf (Gantt-Diagramm) abbilden.
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- Zusammenarbeit / Kollaboration
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Der Informationsaustausch zwischen den Beteiligten ist ein wichtiger Aspekt. xmera Omnia bietet in diesem Zusammenhang einige Funktionen, die diesen Informations-/Wissenstransfer unterstützen:
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Das Journal zeigt an, wo sich in letzter Zeit etwas im Projekt verändert hat.
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Über Meldungen lassen sich Informationen im Projektteam verteilen.
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Über Foren lassen sich Diskussionsrunden abbilden.
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Über das Wiki kann Projektwissen dokumentiert und weitergeben werden.
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Import / Export
xmera Omnia bietet verschiedene Schnittstellen an, die den Austausch mit externen Systemen oder Personen ermöglichen.
- PDF-Export
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Der PDF-Export bietet die Möglichkeit Aufgabenlisten, den Verlauf oder Wiki-Seiten als PDF-Datei herunterzuladen.
Wiki-Seiten können auch als HTML-Datei oder Text-Datei heruntergeladen werden. - CSV-Schnittstelle
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Die CSV-Schnittstelle ermöglicht einen manuellen Austausch von Listen. Exportiert werden können die Abfragelisten der Objekte und Aufgaben. Dabei ist eine individuelle Anpassung der zu übertragenden Attribute möglich.
Die CSV-Importschnittstelle ermöglicht es Aufgaben zu importieren. Das können Maßnahmenkataloge aus eigenen Vorgaben oder anderen Standards oder auch Aufgaben aus einem anderen Ticket-Systemen sein, die in das System integriert werden sollen.
- API / E-Mail Schnittstelle
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Dynamischer sind dabei die Online-Schnittstellen wie die E-Mail-Kopplung oder die API, über die dynamisch externe Systeme integriert werden können.
Die E-Mail-Schnittstelle ermöglicht es, eingehende E-Mails in eine Aufgabe zu wandeln. Bei der Einhaltung der Format-Regeln, können die E-Mails konkreten Objekten und definierten Aufgabentypen zugeordnet werden.
Die API-Schnittstelle in xmera Omnia ermöglicht einen Datenaustausch bei Objekten, Aufgaben und Benutzern. Dabei wird das Anlegen, Ändern, Löschen oder auch Archivieren unterstützt. Die API-Schnittstelle unterstützt dabei sowohl das xml- als auch json-Format.
Rollen und Berechtigungen
Berechtigungen werden in xmera Omnia auf Ebene der Objekte verwaltet. Zugriff auf ein Objekt erhalten nur jene Benutzer, die dem Objekt zugeordnet wurden. Die Zuordnung wird in der Objektkonfiguration vorgenommen. Dabei wird für einem Benutzer oder eine Gruppe eine passende Rolle gewählt.
| Es gibt auch die Möglichkeit, ein Objekt öffentlich zu machen. Damit kann jeder angemeldete Benutzer im System automatisch auf dieses Objekt zugreifen. |
Die Benutzer, Gruppen und Rollen werden in der Administration gepflegt.
| Es besteht die Möglichkeit der LDAP-Kopplung. |
Somit kann zentral festgelegt werden, welche Benutzer Zutritt zum System haben sollen. Der Objektverantwortliche legt dann fest, welche Benutzer mit welchen Rechten als Mitglied auf ein Objekt zugreifen können.
| Zur Vereinfachung der Mitgliederverwaltung können die Mitglieder vom übergeordneten Objekt geerbt werden. |